Mais tempo para a pesquisa

Fonte: Pesquisa Fapesp
Por Fabrício Marques

Universidades criam serviços de apoio para reduzir a burocracia na rotina dos docentes

As universidades paulistas estão organizando serviços talhados para reduzir o peso das tarefas burocráticas e administrativas na rotina dos pesquisadores, tais como a gestão de projetos, a prestação de contas a agências de fomento, a compra de materiais e a prospecção de novas linhas de financiamento. Depois da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp), que em 2003 montou uma unidade para auxiliar seus pesquisadores na prestação de contas de seus projetos, também as universidades de São Paulo (USP) e Estadual Paulista (Unesp) começam a organizar escritórios e promover serviços dessa natureza. “A ideia é permitir que os docentes pesquisadores concentrem-se em sua tarefa primordial, que é o ensino e a condução dos trabalhos científicos”, diz Marco Antonio Zago, pró-reitor de Pesquisa da USP, que lançou no ano passado um programa piloto de escritórios de apoio em três das unidades da universidade – a intenção é, após a fase inicial, implantar seções em toda a instituição.

A Unesp aprovou, em abril, a criação em todas as suas unidades de seções técnicas para apoio a pesquisadores. Um grupo de trabalho composto por seis técnicos está recebendo treinamento na FAPESP e atuará como multiplicador em cada um dos campi da universidade espalhados pelo estado. De acordo com a pró-reitora de Pesquisa, Maria José Giannini, o objetivo do novo serviço é permitir que o docente concentre-se no trabalho de pesquisa e de orientação. “Temos certeza de que isso terá um impacto na produção científica da universidade, pois os docentes poderão dedicar-se a mais projetos. Hoje muitos se queixam de que não aproveitam todos os editais por causa do peso da burocracia”, diz. Entre várias atribuições, os escritórios deverão assessorar docentes e alunos na elaboração de pedidos de auxílios à pesquisa e submissão de projetos às agências, divulgar programas e bolsas disponíveis e auxiliar na divulgação, elaboração e aprimoramento de projetos. “Os escritórios vão conferir e encaminhar a documentação para as agências de fomento, orientar o corpo docente no preenchimento do Currículo Lattes, apoiar parcerias empresariais, divulgar editais associados à internacionalização da Unesp e organizar eventos que levem à integração dos alunos estrangeiros”, diz Maria José. Os escritórios vão aproveitar a experiência de unidades que já haviam desenvolvido por conta própria serviços semelhantes, caso dos campi de Araraquara, São José dos Campos, Marília e Assis.

A experiência da Unicamp mostra que a meta de aumentar o número de projetos de pesquisa é palpável. A captação de recursos extraorçamentários, provenientes de agências de fomento e de empresas, tem registrado um contínuo crescimento, observa Ronaldo Pilli, pró-reitor de Pesquisa da instituição. “No ano passado essa captação foi de R$ 300 milhões, ante R$ 220 milhões em 2008. A nossa Unidade de Apoio ao Pesquisador (UAP) responde parcialmente por esse avanço, ainda que seja difícil mensurar quanto”, diz. A UAP ajuda principalmente a prestar contas. O pesquisador deve cadastrar-se no serviço e apresentar o termo de outorga de seu projeto, que contém as informações sobre as características e o montante da dotação concedida, para que os funcionários auxiliem no gerenciamento. “Eles cobram notas fiscais, avisam quando a verba de material de consumo está acabando, alertam sobre prazos”, afirma Pilli.

A opção por usar os serviços é de cada pesquisador. “Alguns já dispõem de serviços semelhantes em seus departamentos, outros estão acostumados a cuidar da prestação de contas e resistem a delegar essa tarefa”, diz Pilli. Paulo Mazzafera, professor do Instituto de Biologia da Unicamp, elogia a qualidade dos serviços da UAP. “Os funcionários não permitem que a gente cometa erros. Ajudam a organizar, checam os documentos e avisam quando há pendências. Aí é mais fácil resolvê-las”, afirma. A UAP já supervisionou 900 prestações de contas, cerca de 100 por ano, e o número de interessados aumenta. “Só no primeiro quadrimestre recebemos 41 novos projetos. No ano passado inteiro foram 98 projetos, sendo 74 da FAPESP”, afirma o pró-reitor Pilli. A Unicamp estuda ampliar o apoio. A ideia é selecionar as unidades que mais captam recursos de pesquisa e oferecer a elas mais funcionários para gerenciar projetos, fazer compras e pagamentos.

A FAPESP tem estimulado as universidades paulistas a criar essas estruturas. “Esse é um assunto importante para a FAPESP”, observou o diretor científico da Fundação, Carlos Henrique de Brito Cruz. “É preciso haver apoio para evitar que o pesquisador se desgaste na administração do projeto e na sua gestão, de tal modo que o seu tempo possa ser dedicado à pesquisa e à orientação de estudantes”, disse à Agência FAPESP. Um artigo recente publicado na revista Research Management Review destaca a importância da existência de estruturas de apoio institucional à pesquisa. “O texto mostra que, nos Estados Unidos, 42% do tempo do pesquisador é gasto com administração dos projetos de pesquisa”, afirmou Brito Cruz. Em outubro passado, a FAPESP implantou um programa piloto de treinamento para as equipes de escritórios de apoio institucional, que já foi oferecido a cinco unidades da USP. De acordo com o diretor administrativo da FAPESP, Joaquim José de Camargo Engler, a iniciativa teve início com a elaboração do programa e preparo da equipe e do material audiovisual. O objetivo é estender a iniciativa a mais unidades da USP, além de outras universidades e instituições de pesquisa no estado de São Paulo. A FAPESP mantém há anos pontos de apoio distribuídos por universidades e instituições, que atuam como facilitadores no envio de documentação, além de orientarem bolsistas e pesquisadores nos procedimentos envolvendo a Fundação. “Mas a ação precisava ser ampliada. Assim, surgiu a ideia de criar um programa de treinamento para as equipes que as próprias instituições de pesquisa vêm constituindo para dar apoio ao pesquisador”, disse Engler à Agência FAPESP.

A paleontóloga Fresia Ricardi-Branco, professora do Departamento de Geologia e Recursos Naturais do Instituto de Geociências da Unicamp, destaca a economia de tempo proporcionada por esse tipo de serviço, de que é usuária há quatro anos. Ela conta que, antes do advento da unidade de apoio, precisou usar vários dias de suas férias para colocar em ordem a documentação de uma prestação de contas de um projeto vinculado ao Programa Biota-FAPESP do qual participou. “A pesquisa tem várias fases. Primeiro a gente consegue os recursos e vêm as partes gostosas, que são o trabalho de campo e em laboratório e a análise dos resultados. No final vem a pior parte, que é prestar contas”, diz. “E tudo fica mais complicado quando é preciso administrar dois ou três projetos ao mesmo tempo”, afirma.

O zoólogo Celio Haddad, professor do Instituto de Biociências de Rio Claro da Unesp, comemora a decisão da universidade de organizar os serviços de apoio. “Se funcionar como está previsto, será de grande utilidade para os docentes da Unesp que fazem pesquisa, pois permitirá que a gente tenha mais tempo para concorrer a novos auxílios”, afirma. No mês passado Haddad perdeu vários dias apenas cuidando da burocracia necessária para trazer para Rio Claro uma pesquisadora visitante, a norte-americana Kelly Zamudio, da Universidade Cornell. “Eram três processos diferentes, um na FAPESP, outro no CNPq e ainda foi preciso submeter o nome dela ao Sisbio”, diz, referindo-se ao Sistema de Autorização e Informação em Biodiversidade do Ministério do Meio Ambiente, que monitora atividades científicas. Ele ressalta a necessidade de ter mão de obra qualificada nos serviços. “É desejável que os funcionários falem inglês para nos auxiliar num momento em que a universidade busca internacionalizar-se”, diz.

Serviços desse tipo às vezes levam algum tempo para convencer pesquisadores a delegar a tarefa de prestar contas. O diretor do Instituto de Ciências Biomédicas (ICB), da USP, Rui Curi, criou no ano passado o Setor de Auxílio à Solicitação e Administração de Recursos (Sasar), um dos programas piloto vinculados à Pró-Reitoria de Pesquisa, que é composto por seis funcionários incumbidos de dar apoio aos 150 professores da unidade. Por enquanto, 10 docentes estão usando o serviço para gerenciar 24 projetos, mas a procura aumenta. “Os colegas vêm perguntar se o serviço é bom e eu mostro que confio plenamente”, diz Curi, que entregou a gestão dos oito projetos de pesquisa que lidera para o Sasar. O setor é comandado por Marcella Panizza, funcionária do setor financeiro que há anos auxiliava docentes do Departamento de Anatomia a prestar contas. Os demais funcionários foram admitidos em concursos públicos recentes. “Há um aprendizado que precisa ser cumprido por eles, mas a tendência é que o serviço se consolide”, afirma Curi. Segundo Marcela, há professores que ainda não confiam em entregar seus projetos. “Mas alguns deles já nos procuram para checar se a prestação de contas tem algo errado, o que é um bom começo.” Outros, ela diz, estranham os alertas que recebem da equipe. “Era comum que um pós-graduando fizesse uma compra, apresentasse a nota e pedisse ressarcimento. Com o nosso serviço isso não é possível, pois nos incumbimos de procurar os fornecedores, fazer a tomada de preços e só pagar depois que o produto foi entregue. Só levamos o cheque para eles assinarem. É a forma adequada para não haver problemas na prestação de contas”, ela diz.

A Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto (FMRP), outra unidade da USP que instituiu um serviço de apoio, optou por um modelo diferente em seu Centro de Gerenciamento de Projetos, criado em setembro de 2010. Em vez de contratar uma equipe para cuidar dos projetos, reforçou a estrutura já existente – e está organizando todas as tarefas num sistema informatizado, sob a coordenação de um funcionário. “A ideia é reunir todas as informações sobre o projeto, desde a submissão a conselhos, como o de ética na pesquisa, até o histórico do uso dos recursos”, diz Benedito Maciel, diretor da FMRP. “O sistema vai emitir alertas automáticos para os pesquisadores, informando sobre prazos, por exemplo.” O serviço administra 15 projetos, mas já há outros 12 previstos. O centro vai acompanhar os editais das agências de fomento, auxiliar os pesquisadores na elaboração de propostas, cuidar da aquisição de bens e fazer prestações de contas.

A ambição da Pró-Reitoria de Pesquisa da USP é lançar, ainda neste ano, um sistema informatizado capaz de gerenciar projetos de pesquisa, da gestão à prestação de contas, e implantá-lo em suas unidades. O sistema é uma iniciativa da direção da universidade e do Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação (ICMC), em razão da experiência disponível naquela unidade. O ICMC conta com um serviço de convênios, bolsas e auxílios, que desde meados da década de 1990 dá apoio a seus pesquisadores nas prestações de contas, tomadas de preços e compras. Essas atividades vinham sendo apoiadas pelos serviços disponíveis em uma intranet. No ano passado, o ICMC recebeu da USP um analista de sistemas para auxiliar nas atividades do Instituto Nacional de Ciência e Tecnologia em Sistemas Embarcados Críticos, sediado na unidade de São Carlos. “Foi quando tivemos a ideia de desenvolver um sistema para fortalecer o trabalho do serviço de convênios e liberar o pesquisador para a atividade fim da universidade”, afirma o diretor do ICMC, José Carlos Maldonado, que também coordena o Instituto Nacional de Ciência e Tecnologia. “Nessa mesma época, o professor Zago, pró-reitor de Pesquisa, lançou a ideia de padronizar e disseminar serviços de apoio à gestão de projetos em todas as unidades da USP. Ele incumbiu o ICMC de preparar o sistema”, afirma Maldonado. “Quando tivermos o sistema funcionando, ele dará apoio a todas as atividades de gestão e administrativas pertinentes a um projeto de forma integrada, e deverá produzir um pacote com todas as informações e elementos de prestação de contas de um projeto que seria repassado em meio eletrônico para as agências de fomento”, diz Tatiana Deriggi, responsável pelo serviço de bolsas, convênios e auxílios do ICMC. O sistema está sendo testado e no início do segundo semestre deverá transformar-se num sistema corporativo – o processo será concluído até o final de 2011.

O zoólogo Celio Haddad, professor do Instituto de Biociências de Rio Claro da Unesp, comemora a decisão da universidade de organizar os serviços de apoio. “Se funcionar como está previsto, será de grande utilidade para os docentes da Unesp que fazem pesquisa, pois permitirá que a gente tenha mais tempo para concorrer a novos auxílios”, afirma. No mês passado Haddad perdeu vários dias apenas cuidando da burocracia necessária para trazer para Rio Claro uma pesquisadora visitante, a norte-americana Kelly Zamudio, da Universidade Cornell. “Eram três processos diferentes, um na FAPESP, outro no CNPq e ainda foi preciso submeter o nome dela ao Sisbio”, diz, referindo-se ao Sistema de Autorização e Informação em Biodiversidade do Ministério do Meio Ambiente, que monitora atividades científicas. Ele ressalta a necessidade de ter mão de obra qualificada nos serviços. “É desejável que os funcionários falem inglês para nos auxiliar num momento em que a universidade busca internacionalizar-se”, diz.

Serviços desse tipo às vezes levam algum tempo para convencer pesquisadores a delegar a tarefa de prestar contas. O diretor do Instituto de Ciências Biomédicas (ICB), da USP, Rui Curi, criou no ano passado o Setor de Auxílio à Solicitação e Administração de Recursos (Sasar), um dos programas piloto vinculados à Pró-Reitoria de Pesquisa, que é composto por seis funcionários incumbidos de dar apoio aos 150 professores da unidade. Por enquanto, 10 docentes estão usando o serviço para gerenciar 24 projetos, mas a procura aumenta. “Os colegas vêm perguntar se o serviço é bom e eu mostro que confio plenamente”, diz Curi, que entregou a gestão dos oito projetos de pesquisa que lidera para o Sasar. O setor é comandado por Marcella Panizza, funcionária do setor financeiro que há anos auxiliava docentes do Departamento de Anatomia a prestar contas. Os demais funcionários foram admitidos em concursos públicos recentes. “Há um aprendizado que precisa ser cumprido por eles, mas a tendência é que o serviço se consolide”, afirma Curi. Segundo Marcela, há professores que ainda não confiam em entregar seus projetos. “Mas alguns deles já nos procuram para checar se a prestação de contas tem algo errado, o que é um bom começo.” Outros, ela diz, estranham os alertas que recebem da equipe. “Era comum que um pós-graduando fizesse uma compra, apresentasse a nota e pedisse ressarcimento. Com o nosso serviço isso não é possível, pois nos incumbimos de procurar os fornecedores, fazer a tomada de preços e só pagar depois que o produto foi entregue. Só levamos o cheque para eles assinarem. É a forma adequada para não haver problemas na prestação de contas”, ela diz.

A Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto (FMRP), outra unidade da USP que instituiu um serviço de apoio, optou por um modelo diferente em seu Centro de Gerenciamento de Projetos, criado em setembro de 2010. Em vez de contratar uma equipe para cuidar dos projetos, reforçou a estrutura já existente – e está organizando todas as tarefas num sistema informatizado, sob a coordenação de um funcionário. “A ideia é reunir todas as informações sobre o projeto, desde a submissão a conselhos, como o de ética na pesquisa, até o histórico do uso dos recursos”, diz Benedito Maciel, diretor da FMRP. “O sistema vai emitir alertas automáticos para os pesquisadores, informando sobre prazos, por exemplo.” O serviço administra 15 projetos, mas já há outros 12 previstos. O centro vai acompanhar os editais das agências de fomento, auxiliar os pesquisadores na elaboração de propostas, cuidar da aquisição de bens e fazer prestações de contas.

A ambição da Pró-Reitoria de Pesquisa da USP é lançar, ainda neste ano, um sistema informatizado capaz de gerenciar projetos de pesquisa, da gestão à prestação de contas, e implantá-lo em suas unidades. O sistema é uma iniciativa da direção da universidade e do Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação (ICMC), em razão da experiência disponível naquela unidade. O ICMC conta com um serviço de convênios, bolsas e auxílios, que desde meados da década de 1990 dá apoio a seus pesquisadores nas prestações de contas, tomadas de preços e compras. Essas atividades vinham sendo apoiadas pelos serviços disponíveis em uma intranet. No ano passado, o ICMC recebeu da USP um analista de sistemas para auxiliar nas atividades do Instituto Nacional de Ciência e Tecnologia em Sistemas Embarcados Críticos, sediado na unidade de São Carlos. “Foi quando tivemos a ideia de desenvolver um sistema para fortalecer o trabalho do serviço de convênios e liberar o pesquisador para a atividade fim da universidade”, afirma o diretor do ICMC, José Carlos Maldonado, que também coordena o Instituto Nacional de Ciência e Tecnologia. “Nessa mesma época, o professor Zago, pró-reitor de Pesquisa, lançou a ideia de padronizar e disseminar serviços de apoio à gestão de projetos em todas as unidades da USP. Ele incumbiu o ICMC de preparar o sistema”, afirma Maldonado. “Quando tivermos o sistema funcionando, ele dará apoio a todas as atividades de gestão e administrativas pertinentes a um projeto de forma integrada, e deverá produzir um pacote com todas as informações e elementos de prestação de contas de um projeto que seria repassado em meio eletrônico para as agências de fomento”, diz Tatiana Deriggi, responsável pelo serviço de bolsas, convênios e auxílios do ICMC. O sistema está sendo testado e no início do segundo semestre deverá transformar-se num sistema corporativo – o processo será concluído até o final de 2011.